Nieuwe vacature: Officemanager (50%)
Deze vacature is ingevuld.
Als officemanager ben je de steun en toeverlaat van het KBF-team. Je coördineert het onthaal en zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot en klantgericht verlopen. Je bent de steun en toeverlaat voor de leden bij ongevallen en vormt de brug met onze verzekeringsfirma in geval van vragen. Je beheert de inschrijvingen voor alle KBF-activiteiten (opleidingen & events) en zorgt ervoor dat elke deelnemer de nodige praktische info krijgt. Je bent mee verantwoordelijk voor het boeken van reis en verblijf in het kader van activiteiten in het buitenland. Je ontzorgt de algemeen directeur met je hands-on ondersteuning.
Verantwoordelijkheden
- Dagelijkse werking secretariaat: Je staat in voor de goede werking van het secretariaat. In overleg met het team (een 12-tal collega's) ontwikkel en verbeter je de nodige administratieve procedures.
- Ledenbeheer: Je waakt mee over een correcte opvolging van het ledenbeheer.
- Verzekeringen: Je bent het aanspreekpunt voor leden in verband met de verzekeringspolis en -dossiers. Je onderhoudt contacten met de verzekeringsmakelaars.
- Vrijwilligersbeleid: Vrijwilligers vormen een rode draad doorheen de sportieve werking van onze federatie. Je volgt de ontwikkelingen op rond vrijwilligersbeleid en staat in voor een actief beheer van de vrijwilligersadministratie. Je zorgt ervoor dat de afspraken opgevolgd worden.
Takenpakket
- Secretariaat: Je zorgt ervoor dat het onthaal correct gebeurt, dat de permanentie verzekerd is en dat het nodige (werk)materiaal voor de medewerkersploeg en onze vrijwilligers aanwezig is.
- Verzekeringen: Je beantwoordt de complexere vragen over de verzekeringen en staat in voor een goede opvolging van de lopende dossiers. Je onderhoudt de contacten met de verzekeringsmakelaars om onduidelijkheden uit te klaren, dossiers op te volgen en ontwikkelingen in het verzekeringslandschap op te volgen. Je maakt jaarlijks een overzicht op van de ongevallen en vergelijkt deze met de tendensen in de Europese (Alpen)landen. Zo werk je mee aan de sensibilisering voor een veilige klim- en bergsport.
- Inschrijvingen: Je staat in voor het verwerken van de inschrijvingen voor KBF-activiteiten zoals de Dag van de Bergsporter, bijscholingen, De 12 uur van Durnal... . Je zorgt voor een heldere procedure, een goede opvolging en duidelijke communicatie naar de deelnemers
- Boekingen: Je boekt reizen en verblijf in functie van opleidingen, bijscholingen of verplaatsingen naar het buitenland in kader van internationale vertegenwoordiging binnen de klim- en bergsport. Je werkt hiervoor eventueel samen met een externe partner (reisbureau).
Jouw profiel
- Ervaring in administratie: Je hebt ervaring met het uitwerken en opvolgen van administratieve processen. Je streeft daarbij naar eenvoud en efficiëntie;
- Nauwkeurig en planmatig: Je hebt oog voor detail en bent niet bang voor cijfers. Je werkt planmatig en behoudt het overzicht ook in drukke periodes.
- Autonoom en verantwoordelijk: Je kan zelfstandig werken en neemt initiatief binnen jouw takenpakket, maar je werkt ook graag in team.
- Communicatief: Je communiceert helder en correct naar leden en je collega’s. Je durft uit te komen voor je mening op een beargumenteerde manier. Verzekeringsdossiers behandel je met de nodige empathie en discretie.
- Passioneel: Je draagt actief bij aan onze missie, visie en kernwaarden.
Wat wij bieden
- Een halftijds dienstverband in een sportieve en ambitieuze omgeving.
- Een mensgericht HR-beleid met oog voor work-life balance.
- Bij de functie passende arbeidsvoorwaarden en salaris
- Extra-legale voordelen zoals laptop en thuiswerkvergoeding.
- Ruimte voor bijscholing en een opleidingsbudget.
- Flexibiliteit en autonomie in je werk.
Vervoeg jij ons team?
Sollicitatieprocedure
Deze vacature is ingevuld.
Wil je vrijblijvend solliciteren bij KBF? Stuur je cv en motivatiebrief via mail naar Bruno Vermeeren (bruno@kbfvzw.be).
